1. OBJETIVO

Las políticas aquí establecidas tienen como objeto garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 de 2012, reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 1377 de 2013, derogado parcialmente por el Decreto 1081 de 2015, la cual desarrolla el derecho constitucional que tienen las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho de información consagrado en el artículo 20 de la misma.

2. ALCANCE

La presente política es aplicable para la totalidad de los procedimientos internos de TECNISOFTWARE S.A.S donde se capturen datos personales de terceros. Hace referencia a: TECNISOFTWARE S.A.S Nit 801001443-1

3. RESPONSABILIDADES

El responsable por la definición y actualización de esta Política es el Abogado Corporativo, con la aprobación de Presidencia y el responsable de velar por su cumplimiento es el Gerente de Gestión Humana.

4. DEFINICIONES

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, por ejemplo, candidatos en procesos de selección, empleados, clientes, potenciales clientes, proveedores y en general cualquier persona que suministre datos personales; así como a las personas naturales que actúan en calidad de representantes legales, accionistas o trabajadores de los clientes y proveedores.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. CRITERIOS / NORMAS / POLÍTICAS

5.1 Deberes de TECNISOFTWARE S.A.S

Los siguientes son los deberes de TECNISOFTWARE S.A.S con respecto al tratamiento de los datos personales del Titular de la información, en el marco de la ley 1581 de 2012:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar autorización al titular de la información para el tratamiento de sus datos personales, informándole sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar copia de la autorización de tratamiento de datos otorgada por el titular.
• Suministrar únicamente la información a los titulares de la misma, causahabientes, personas directamente autorizadas por ellas o a las personas que los titulares de la información entregaron la autorización para acceder a sus datos.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos legales.
• Observar lo establecido en el presente manual interno de políticas y procedimientos para la protección de datos personales. Dichas consultas o reclamos serán conservados.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

5.2 Derechos de los Titulares de los Datos

Los titulares de los datos personales contenidos en las bases de datos de TECNISOFTWARE S.A.S tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato en los términos de ley.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

5.3 Reglas que se deben tener en cuenta para peticiones o consultas de los Titulares

Verificar la calidad de titular de quien formula verbalmente una petición o consulta, así:

• Si la petición o consulta se realiza personalmente, deberá dejarse constancia de la exhibición de cualquier documento idóneo que permita su identificación.
• Si la petición o consulta se realiza telefónicamente, siempre que el operador de información tenga habilitada esta opción, deberá validarse una información del titular que permita su identificación y conservarse un registro de la conversación.
• Para verificar que las peticiones o consultas escritas estén debidamente suscritas por el titular, este debe acreditar su identidad mediante alguno de los siguientes métodos:
  • Documento de identidad: Presentación de cualquier documento válido que permita su identificación.
  • Documento autenticado: Presentación de un documento con diligencia notarial o reconocimiento de contenido y firma.
  • Otro medio válido: Cualquier otro método que permita su identificación de manera fehaciente.
• Verificar que se allegue el respectivo poder, otorgado con las formalidades de ley, cuando la petición o consulta se presente por escrito, a través de mandatario, apoderado o persona autorizada.
• Verificar la calidad de causahabiente del titular de la información cuando la petición se presente por escrito por éstos.
• Verificar que las peticiones o consultas relacionadas con las personas jurídicas se encuentren debidamente suscritas por su representante legal, quien deberá probar su condición con el respectivo documento que acredite la existencia y representación legal de la misma y la exhibición de cualquier documento idóneo que permita su identificación. No será necesario acompañar el documento que acredite la existencia y representación legal de la persona jurídica cuando el operador ya cuente con éste o cuando la información esté disponible a través del acceso a las bases de datos de las Entidades públicas o privadas que tengan a su cargo el deber de certificarla.

5.4.2 Reclamos

El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante TECNISOFTWARE S.A.S, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y debe estar acompañando de los documentos, que se quiera hacer valer. Si se evidencia que la petición está incompleta al momento de la radicación, se lo debe hacer saber de manera inmediata al peticionario con la finalidad de que este la completa y la radique en debida forma, si el peticionario insiste en que se reciba la petición muy a pesar de encontrarse incompleta, así se debe hacer, dejando constancia de ello en el recibido de la petición.

Cuando se evidencie que una petición está incompleta después de radicada o que el peticionario debe realizar una gestión de tramite a su cargo para dar una respuesta acertada, se debe requerir al peticionario desde los diez (10) días hábiles siguientes a su radicación para que se completen los tramites tendientes a resolver de fondo la petición, caso en el cual el peticionario contara con un (1) mes para completar lo que le haga falta para el trámite.

Cuando el peticionario radique lo faltante, al día siguiente se reactivarán los términos para resolver la petición según sea el caso.

En el evento en que el peticionario deje vencer el termino para completar la petición sin que se haya solicitado prórroga del mismo, el cual es por el mismo termino inicial, se entenderá que el peticionario ha desistido del trámite, generándose entonces la obligación para TECNISOFTWARE S.A.S, de expedir un documento debidamente motivado donde coste lo acontecido.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

5.4.3 Transferencia de información

Está totalmente prohibida la transferencia de datos personales a terceros no autorizados por el Titular de la Información o el uso de la información para fines diferentes al autorizado.

El incumplimiento de lo aquí previsto por parte de los empleados de TECNISOFTWARE S.A.S será considerado como falta grave a sus obligaciones laborales y en consecuencia podrá dar lugar a la terminación de la relación laboral con justa causa, sin perjuicio de las acciones legales pertinentes.

5.4.1 Implementación de la autorización de tratamiento de datos personales en procesos específicos.

5.4.1.1 Tratamientos de datos personales a través de cámaras

En principio los Sistemas de Vídeo vigilancia, videocámaras; análogas o digitales, cámaras IP o mini-cámaras, circuitos cerrados de televisión (CCTV) y en general, son implementados con la finalidad de garantizar la seguridad de los bienes o personas dentro de todas y cada de las instalaciones de TECNISOFTWARE S.A.S, considerando estos como el medio idóneo para realizar el monitoreo y la observación de actividades en el escenario doméstico, empresarial, laboral y público. Por lo anterior, dentro del área de video vigilancia se encuentran avisos distintivos, principalmente en las zonas de ingreso donde se informa que está siendo monitoreado por CCTV.

El mecanismo más idóneo establecido para obtener la autorización de los titulares de la información, es mediante conductas inequívocas, teniendo en cuenta que el consentimiento puede ser manifestado bien sea por escrito, de forma oral, o mediante las mencionadas conductas.

El artículo 7º del Decreto 1377 de 2013 creó la posibilidad de legitimar el tratamiento de datos mediante la autorización producto de “conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. De esta forma, la autorización también se podrá obtener a partir de conductas evidentes, claras e incontrovertibles del titular que no admitan duda o equivocación sobre su voluntad de dar su consentimiento para que sus datos sean tratados.

5.4.2.1

Lo anterior ya que los sistemas de video vigilancia, implican la recopilación de imágenes de personas, es decir, de datos personales de acuerdo con la redefinición contenida en la Ley 1581 de 2012, y en consecuencia el manejo o tratamiento de esos datos deben ser observados bajo los principios de legalidad, finalidad, libertad, calidad, veracidad, seguridad, confidencialidad, acceso, circulación restringida y transparencia, contenidos en el Régimen General de Protección de Datos Personales en Colombia.

Es por eso que, TECNISOFWARE S.A.A garantiza la protección de los derechos de los titulares de información cuyas imágenes son captadas mediante sistemas de video vigilancia, basado en el respeto por los derechos fundamentales a la intimidad, al buen nombre y a la protección de datos personales, consagrados en el artículo 15 de la Constitución Política a partir del cual se desarrolla el derecho de habeas data.

5.4.3.1 Procesos de selección de personal

De manera previa a la recolección de datos del candidato de manera presencial (teléfono, correo electrónico, información familiar, ingresos, estrato socioeconómico, etc.) se deberá solicitar al candidato la autorización de tratamiento de datos personales, según formato establecido.

Para los candidatos que aprueban el proceso de selección y son contratados, dicha autorización será archivada en la carpeta del trabajador y custodiada por el área de archivo para que en caso de ser requerida pueda ser sujeto de consulta. El área de archivo tomará las medidas pertinentes para que la información sea custodiada bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Para la recolección de datos por medios digitales tales como la página web Empleos en TECNISOFTWARE S.A.S se le informará al candidato las condiciones y términos de la página web, así como la autorización para el tratamiento de sus datos personales, los cuales deben ser aceptados por el titular de los datos. El área de Tecnología de TECNISOFTWARE S.A.S mantendrá en sus archivos la aceptación del titular, para posterior consulta. El área de Tecnología tomará las medidas pertinentes para que la información sea custodiada bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Los datos recolectados dentro del proceso de selección deberán ser utilizados exclusivamente para los fines determinados dentro de la autorización.

5.4.3.2 Proceso administrativo.

De manera previa a la recolección de datos del propietario o arrendatario (teléfono, correo electrónico, ingresos, etc.) se deberá solicitar al candidato la autorización de tratamiento de datos personales, según formato establecido.

En caso de que la autorización se otorgue mediante medio escrito, ésta será archivada y custodiada por el área de archivo para que en caso de ser requerida pueda ser sujeto de consulta. El área de archivo tomará las medidas pertinentes para que la información sea custodiada bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Para la recolección de datos por medios digitales tales se le informará al potencial cliente las condiciones de la autorización para el tratamiento de sus datos personales, los cuales deben ser aceptados por el titular de los datos. El área de Tecnología de TECNISOFTWARE S.A.S mantendrá en sus archivos la aceptación del titular, para posterior consulta. El área de Tecnología tomará las medidas pertinentes para que la información sea custodiada bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Los datos recolectados dentro de los procesos de investigación de mercado y fuerza de ventas deberán ser utilizados exclusivamente para los fines determinados dentro de la autorización.

Importante: no se podrá proceder a la recolección de datos del propietario o arrendatario sin que éste haya publicado mediante cualquier medio las condiciones de la autorización de tratamiento de sus datos personales.

6. DOCUMENTOS REFERENCIA

Se firma a los 01 días del mes de mayo de 2023.

Representante Legal

Diego Fernando Ortiz Bejarano